Процеси закупівлі матеріалів та складського зберігання ТМЦ є досить затратними на будь-якому підприємстві і, як правило, самі по собі не генерують додаткової вартості. Але ж без них підприємства не можуть існувати. А тому, єдиний вихід – мінімізувати витрати процесів закупівлі матеріалів та складського зберігання ТМЦ за рахунок оптимізації або впровадження відповідних бізнес-процесів.
В цих бізнес-процесах потрібно автоматизувати як процеси переміщення ТМЦ від постачальника сировини до поставки готового виробу покупцеві, так і безпосередньо комунікацію: менеджерів відділу закупівель з постачальниками, службами доставки, менеджерами відділу продажів, спеціалістами виробничого та фінансового департаменту, бухгалтерією; працівників складів з колегами (матеріально-відповідальними особами цехів, торгових точок, кур’єрів, водіїв-експедиторів, бухгалтерами, тощо).
При цьому, виникає досить великий перелік різнопланових документів, які повинні бути якнайшвидше підписані, зареєстровані та відправлені як колегам, так і партнерам (постачальникам та клієнтам).
Тисячі документів, сотні постачальників, сотні клієнтів, комунікація щодня! Як все встигнути?
Тим паче, що несвоєчасна комунікація з постачальниками дорівнює несвоєчасному виробництву товарів та дорівнює несвоєчасній поставці. Результат, як правило, негативна репутація компанії, а інколи й втрата клієнта. В таких реаліях дуже легко розгубитися співробітникам, не помітити надважливого завдання або просто не встигнути його виконати.
Також в цьому ланцюгу поставок вкрай важливо менеджерам відділу закупівель організувати своєчасне інформування представників складу про надходження сировини або товару, керівникам підприємств забезпечити представників складу IT інструментарієм для швидкого сортування, обліку та переміщення ТМЦ, генерування відповідної документації та її обміном, згідно існуючих внутрішніх правил.
Досить важливим аспектом в життєздатності підприємства є миттєва ідентифікація обладнання, відстеження його життєвого циклу (починаючи від закупівлі, закінчуючи утилізацією), контроль установки ТМЦ на обладнання, контроль відпрацьованого часу ТМЦ на обладнанні, мінімізація розкрадань.
І це також можливо за рахунок використання спеціального додатку (android), встановленого на звичайний смартфон, який дозволяє:
– прив’язувати ідентифікатор до ТМЦ (наклейки, пломби, лазерне гравіювання);
– виконувати операції: прив’язки ТМЦ до складу чи матеріально відповідальної особи; списання ТМЦ у виробництво або з виробництва; установки або демонтажу ТМЦ з обладнання; видачі ТМЦ зі складу; переміщення ТМЦ між МОЛ; проведення інвентаризації; відправки в сервіс;
– налаштовувати адміністративну панель за відповідальною особою, а також завантаження або вивантаження даних (ТМЦ, основних засобів, обладнання, цілих партій);
– формувати звітність за складом, за матеріально відповідальною особою, тощо;
– формувати інвентаризаційні відомості;
– формувати звіти з аналітики напрацювань ТМЦ на обладнанні.
Все це можливо, за рахунок комплексного підходу зі створення бізнес процесів та автоматизації (індивідуальний підхід до автоматизації кожного підприємства), а саме:
- Створення бізнес процесів комунікації між співробітниками;
- Впровадження CRM системи (автоматизація бізнес-процесів комунікацій (планування; робота з завданнями; автоматичне нагадування про дзвінок, лист, зустріч безпосередньо в визначений час; формування документів, згідно шаблонів та миттєва їх відправка; дзвінок безпосередньо з CRM системи; автоматична розсилка запитів; виконання необхідних дій, згідно попередньо налаштованого переліку дій відповідної стадії угоди (нічого не буде втрачено, система про все нагадає та проконтролює виконання); вся історія комунікацій з клієнтами в рамках кожної угоди та багато іншого).
- Впровадження систем контролю постачання та переміщення ТМЦ;
- Синхронізація всіх вищеназваних систем з 1С або Вашим програмним забезпеченням;
- Впровадження та налаштування системи Power BI для візуального контролю як всіх поточних процесів (стадії угод, їх загальної суми або їх кількості та сум за кожним менеджером, тощо), так і фінансових показників (сум на передоплату, сум товарних запасів, сум незавершеного виробництва, кредиторської заборгованості як у загальному по підприємству розрізі, так і за кожним менеджером чи матеріально-відповідальною особою, тощо) в поточному періоді та динаміці обраного періоду.
Автоматизуймо процеси та мінімізуймо витрати!
У разі зацікавленості, звертайтесь! Допоможемо створити та автоматизувати бізнес-процеси Вашого підприємства!
Всім розвитку та натхнення!